Olin itse pari vuotta sitten tilanteessa, että piti hankkia pienimuotoiselle yritystoiminnalle kirjanpitopalvelua. Sitä ennen piti perustaa yritys. Kirjoitan siitä oman luvun tänne, ainakin yhden. Tässä käyn läpi vain kirjanpito palvelua tai tarkemmin sanottuna tilitoimiston tarjoamia palveluja.

Jos yritysmuotosi on toiminimi, et tarvitse välttämättä kirjanpitopalveluja ollenkaan. Yksinkertainen kirjanpito riittää. Sellainen on esimerkiksi tulot ja menot listattuna Excel taulukkoon. Jos liikevaihtoa on vähänkin enemmän, niin silloinkin kaksinkertainen kirjanpito on paikallaan. Kaikissa muissa yritysmuodoissa, joita ovat osakeyhtiö, avoinyhtiö ja kommandiittiyhtiö, on kaksinkertainen kirjanpito välttämätön. Sama koskee myös osuuskuntaa ja osakeyhtiön “erikoistapausta” asunto-osakeyhtiötä.

Kirjanpitopalveluja tarjoavat tilitoimistot. Niistä käytetään joskus myös nimitystä kirjanpitotoimisto. Tilitoimisto nimi on parempi, koska tilitoimisto tarjoaa laajan joukon rahaan liittyviä palveluja. Tilitoimistosta saat apua yrityksen perustamiseen tai muihin yritysjärjestelyihin, he voivat hoitaa rahaliikenteen kuten laskujen maksun. Tämä siis kirjanpito palvelun lisäksi. Kirjanpito sisältää yleensä aina ilmoitukset verottajalle kunten alv- ja veroilmoituksen. Näistä voi hinnastossa olla eri hinta, mutta niitä ei ole järkevä erottaa muusta kirjanpito toiminnasta.

Mutta mistä kirjanpito palvelu kannattaa hankkia? Aloittavan yrittäjän on pakko kiinnittää huomiota hintaan. Kirjanpito maksaa vuodessa keskimäärin 1000e. Hintaan sisältyy veroilmoitus, alv-ilmoitus ja 10-15 kuittia kuukaudessa. Tämä siis vain noin keskimäärin. Tästä hinnasta voi saada pois noin puolet kilpailuttamalla. Mutta ei paljon enempää. Asia johon moni kompastuu on kuittien määrä. Niitä tulee yleensä reilusti enemmän kuin on alunperin ajatellut. Kuluja on yllättävän paljon ja lisäksi huomaa, että monta sellaista asiaa, jonka aiemmin maksoi mukisematta itse, niin voi laittaa “firman piikkiin”. Niin kannattaa tehdä jo siitä syystä, että yritys voi vähentää alv maksut. Toisaalta yksittäiset alle 10 euron laskut kannattaa maksaa omasta pussista.

Itse toimin aikanaan niin, että lähetin usealle tilitoimistolle sähköpostia ja kerroin tilanteeni ja pyysin tarjousta kirjanpidosta. Muutaman yrittäjän sivuilta löytyi hinnasto, josta saattoi päätellä paljonko joutuu maksamaan. Suosittelen lähettämään usealle tilitoimistolle tarjouspyynnön. Halvimpia ovat yleensä yhden henkilön tilitoimistot, jotka sijaitsevat suurimpien taajamien ulkopuolella. Mieti haluatko, että tilitoimisto on niin lähellä, että voit helposti asioida henkilökohtaisesti. Toisaalta sähköpostilla voi lähettää kuitit ja samalla kysellä “niitä tyhmiä”.  Itse olen hoitanut kaiken yhteyden kirjanpitäjään sähköpostitse. Kuitit olen pääosin tulostanut ja lähettänyt postitse. Siinä on ollut se hyvä puoli, että kaikesta yhteydenpidosta on kirjallinen todiste aikaleimoineen. En ole soittanut kirjapitäjälle kertaakaan ja hän on arvostanut tätä pitämällä laskuni pienenä.

Jos aiot tehdä kansainvälistä liiketoimitaa tai muuten toimistasi on heti päätoimista kohtuullisella volumilla niin kannattaa hankkiutua suuren tilitoimiston asiakkaaksi. Silloin sinulla on usean henkilön asiantuntemus käytettävissä, joilla on mahdollisesti jopa kansainvälisiä kontakteja. Pienessä tilitoimistossa asiointisi saattaa olla yhden henkilön varassa.  Mitä merkitsee yritystoiminnallesi, jos tämä henkilö sairastuu tai muuten “vaihtaa maisemaa”.

Eräs paikka josta saa kansainvälistä tilitoimistopalvelua on pretax (linkki: www.pretax.net). Kun sinne täyttää yhteystiedon lähettävät tietopaketin, jossa on paljon hyödyllistä tietoa yrityksen talouden hoidosta. Tietenkin samalla mainostavat omaa palveluaan. Ei maksa mitään eli on vähintään hintansa arvoista.

Toinen josta itse kyselin tarjousta ja on faktora (linkki: www.faktora.fi). Siellä hoitavat normaali taloushallinnon palvelujen lisäksi myös perintää ja lakiasioita. Perintä on asia johon valitettavasti törmää ennemmin tai myöhemmin. Niiden juttujen hoitaminen itse ei takuulla kannata. Yrityksen palvelujen tarjonta on laaja, joten suosittelen tutustumaan. Voivat erimerkiksi ostaa sinulta saatavia joita asiakas ei vielä ole maksanut ja saat pääomaa heti käyttöön. Lisätietoja kannattaa kysyä sieltäkin. Niitä saa kun täyttää yrityksen nimen ja sähköpostin.

Yllä oli kaksi esimerkkiä vähän isommista ja monipuolisemmista tilitoimistoista. Tuskin ovat markkinoiden halvimpia, mutta halvalla tuskin saa hyvää. Kehotan etsimään tilitoimistoja hakukoneen avulla. Hakusanaksi tietysti tilitoimisto, kirjanpitopalvelua tai kirjanpito. Lisäksi kannattaa laittaa perään paikkakunnan nimi, niin silloin haut rajautuvat paremmin. Esimerkiksi kirjanpito espoo tai tilitoimisto tampere. Jos haussa on halvin tilitoimisto niin silloin kannattaa laittaa haun perään jonkun pienemmän paikkakunnan nimi. Esimerkiksi hämeenlinnalainen voisi hakea hakusanoin “tilitoimisto hattula” tai oululainen “kirjanpito pudasjärvi“. Alla tähän tarkoitukseen kustomoitu Google täsmähaku, joka hakee kirjanpitoon liittyviä palveluja. Voit hakea esimerkiksi pelkällä paikkakunnan nimellä tai erityistoiveella kuten: “maksuvalvonta”, “perintä” , “yritysjärjestely”, “laskunmaksu”.

Onnea oikean tilitoimiston löytymiseen. Se on uuden yrityksen ensimmäinen tärkeä päätös.